Електронно трудово досие на скорост в Mobile Wave Solutions и Roller Gaming
Електронно трудово досие на скорост в Mobile Wave Solutions и Roller Gaming
Скоростната имплементация на електронно трудово досие и интеграцията с HR платформата Timetastic позволи на Mobile Wave Solutions и Roller Gaming да подобрят своите HR процеси.
Mobile Wave Solutions и
Roller Gaming, част от Wave Technologies Group, са бързо развиващи се бутикови софтуерни компании в IT сектора, с офиси в София и Лондон. Mobile Wave Solutions предлага професионални услуги за разработка на мобилни и уеб софтуерни решения. Основана през 2014г., компанията днес продължава да се развива успешно и да предоставя на клиентите си цялостни решения във всички аспекти на софтуерния жизнен цикъл - от управление на проекти и бизнес анализ до разработка, тестване и поддръжка.
Roller Gaming е студио за дигитални игри, фокусирано върху създаването на иновативни и ангажиращи моментни игри, пригодени за широка демография. Roller Gaming предоставя и широк спектър от професионални услуги - от дизайн до разработка на игри и тяхната интеграция.
Успехът на групата се крие в нейния фокус върху технологиите и дигитализацията, ясната й визия за развитие, целеустремеността на екипа и стремежа към иновации. Стремежът за развитие и напредничавият дух на групата е сред причините компанията да се обърне към Konica Minolta за дигитализацията на своите HR процеси.
Предизвикателства
- Физическа размяна на документи, разходи за куриери, физическо подписване на договори в офиса и загуба на ценно време;
- Възможност за загуба на документи и важни данни, които се обработват на хартия;
- Прекалено много усилия за проследяване подписването на документите свързани с отсъствие от работа;
- Риск от нарушаване на правилата за сигурност на информацията и GDPR;
- Ненавременно събиране на подписи при модел на отдалечена и хибридна работна среда.
Решение
Дигитализацията и автоматизацията на различните HR процеси e неотложна и неизбежна за бизнеса. През последните няколко години HR специалистите се сблъскаха с редица предизвикателства като осигуряване на приятни работни процеси и освобождаване от административни ангажименти на служителите, откриване на нови таланти, отговаряне на постоянно повишаващите се очаквания на служителите за прозрачност на документооборота и незабавно решаване на административните въпроси и др. Автоматизирането на административни и повтарящи се задачи е първата стъпка към спестяване на време и насочване на вниманието върху ефективното управление на служителите и развиването на техните компетенции.
HR отделът на Wave Technologies Group сбъдна мечтата си да се посвети на развитието на своите служители в компаниите и да се освободи от извършването на рутинни административни задачи.
Двете компании от групата, Mobile Wave Solutions и Roller Gaming, се обърнаха към Konica Minolta за имплементацията на
електронно трудово досие и интеграция с платформата, в която управляват
отсъствията си от работа. Благодарение на ясната визия и план за дигитализация и с подкрепата от екипа на Konica Minolta, в рамките на 2 месеца успешно бяха внедрени тези дигитални процеси като се въведоха електронни трудови досиета за служителите с цел автоматизирането на процеса за всеки един от тях - назначаване/ напускане, размяна на документи, автоматично генериране на документи и др. Решението позволява значително да се подобри процеса по размяна и подписване на документи между работодател и служител.
С цел изпълнение на изискванията на наредбата на електронните трудови досиета, е извършена интеграция с Google, използвайки го за директорийна услуга и осигурявайки двуфакторна автентикация. Вземането на решение за въвеждането на електронно трудово досие бе прието с изключителна подкрепа от служителите, за което свидетелства и полученото съгласие за дигитализация на техните трудови досиета от всеки един служител.
Благодарение на интеграцията на M-Files със системата Timetastic, компанията подобри процеса по подписване на документите свързани с отсъствие от работа. Ръчното подписване бе заменено чрез 100% автоматизация на процеса по генериране и електронно подписване на документите свързани с отсъствие от работа.
Документите на всички служители на Mobile Wave Solutions и Roller Gaming се намират на лесно достъпно и сигурно място в дигитален архив. Екипът на Konica Minolta вярва, че успешната работа по дигитализацията на компаниите от групата ще продължи, позволявайки й да се утвърди като дигитален иноватор в своята индустрия!
Ползи
- Намаляване на времето и разходите за обработка на документи;
- Минимизиране на риска от загуба на документи и злоупотреба с информация;
- Повишаване на ефективността на персонала;
- Персонализиран и сигурен достъп до информация;
- Лесно и бързо търсене и споделяне на документи в дигитален архив;
- Лесно и бързо подписване на документите свързани с отсъствие от работа;
- Спазване на регламентираните срокове за подписване на документи;
- Сигурен, криптиран начин за събиране на лична персонална информация;
- Оптимизация на работните процеси;
- Намаляване на броя принтирани документи.
